Kokoelmatyötä poikkeusoloissa

Voiko museon kokoelmatyötä tehdä etänä? Tätä on jouduttu pohtimaan museoissa koronaviruksen aiheuttamassa poikkeustilassa. Keväällä roikkui ilmassa jopa yt-neuvotteluitten uhka, ja oli konkreettisesti mietittävä, onko meillä museoissa työtä mitä tehdä, jos työpaikoille ei saa mennä. Jotta kysymykseen voitaisiin vastata, pitää alkuun pohtia, mitä yleisölle melko näkymätön, museoitten kokoelmatyö pitää sisällään.

Koronakuvien tallennusta.

Museoissa kokoelmien hallinnointiin osallistuu työryhmä, joka sisältää erilaisia ammattilaisia, kuten museonjohtaja, amanuenssi, intendentti, museoassistentit, museomestari ja konservaattori, joskus myös harjoittelija esimerkiksi opintoihinsa liittyen. Kun museoon saapunut aineisto on päätetty ottaa museon kokoelmiin, se luetteloidaan tietokantaan ja se saa yksilöllisen objektinumeron. Jo ennen aineiston vastaanottoa museoon on kuitenkin pohdittava, sopiiko aineisto museon tallennusalueeseen ja tuoko se museokokoelmaan lisäarvoa, sekä voiko aineistoa hyödyntää normaalissa museotoiminnassa ja onko museolla resursseja työskennellä aineiston parissa. On myöskin pohdittava, onko aineiston säilyttämiseen riittävät ja asianmukaiset tilat. Kokoelmien hallinnointiin liittyvät lakipykälät täytyy osata, jotta aineistoa voidaan hyödyntää normaalissa museotyössä. Aineistoja vastaanottaessa pitää laatia sopimuksia lahjoittajan, kuvaajan tai taiteilijan kanssa. Luettelointiin liittyy myös aineiston taustatutkimus, objektin tarina on kokoelmien museoarvon kannalta tärkeä. Objekti kuvataan ja kuva liitetään kokoelmanhallintajärjestelmään. Toisinaan konservaattori tekee objektille tarkemman kuntotarkistuksen ja dokumentoi havaintonsa sanallisesti ja valokuvin tietokantaan. Kokoelmien arvoa ja turvallisuutta lisätään myös poistoilla. Poistoista päättää vähintään kolmen hengen työryhmä ja poistoille on selkeät kriteerit olemassa. Kokoelmatilojen kunnon tarkkailu ja mahdollisien remonttien suunnittelu ja valvominen kuuluu myös joidenkin työryhmän jäsenien työtehtäviin.

Kuvassa Pusupuiston kioskista valmistunut julkaisu.

Lappeenrannan museoissa kokoelmienhallinnan keskeinen työväline eli kokoelmanhallintajärjestelmä on vaihtumassa. Tähän muutosvaiheeseen korona-ajan etätyömahdollisuus antoi rauhallista ja keskeytymätöntä työaikaa. Monet veivät tietokoneensa kotiinsa ja moni työryhmän jäsen teki laajaa tietokannan siivoustyötä, missä vanhoja, virheellisiä tietoja korjattiin, tarpeettomia tietoja poistettiin ja oleellisia tietoja lisättiin. Excel tuli siis meille hyvinkin tutuksi kevään aikana. Tiedon määrä kokoelmiin liittyen on valtava ja voimakkaan digitalisaation aikakautena entistä suurempi, jos verrataan tilannetta esimerkiksi museoiden alkuvaiheisiin ja esinekortteihin, joihin tiedot oli kirjoitettu käsin ja kuva oli tehty käsin piirtämällä. Joskus huumorimielellä useat kollegat ovat sanoneetkin, että pahvikortit ja lankapuhelimet takaisin, niin työkin selkenisi ja rauhoittuisi.

Kokoelmienhallintajärjestelmän vaihtoon liittyen piti väistyvän järjestelmän tiedostoja siivota. 

Etätyön ovat mahdollistaneet myös uudet digitaaliset aineistot ja saavutettavuustyö. Museotyötä on avattu erilaisissa somealustoilla ja aineistojen saavutettavuutta on lisätty valtakunnallisella Finna-alustalla. Maakunnan koronatilanteen tallentaminen asukkaiden ottaman kuva-aineiston avulla sosiaalisen median kautta on ollut sopiva etätyötehtävä, koska kaikki kokoelmatyönvaiheet ovat olleet digitaalisia, eikä keruu ole vaatinut sosiaalisia lähikontakteja. Myös konkreettisia esineitä koronaankin liittyen on kerätty museoon valmiiksi odottamaan luettelointia uuden kokoelmahallintajärjestelmän avauduttua kokoelmatyöntekijöille.

Tulevia näyttelyitä on myös suunnittelu ja niihin liittyviä aineistoja on kerätty valmiiksi näyttelysuunnittelutyöryhmän saataville. Kokoelma-aineistojen taustatutkimuksista on tehty kirjoitelmia ja listauksia näyttelysuunnittelua helpottamaan. Käsittelyssä on ollut mm. paikallisen kioskin ja makeistehtaan aineistoja, leipomoitten aineistoja, kahvipaahtimon, panimon ja marjajalostamon ym. paikalliseen elintarviketeollisuuteen liittyviä esineitä ja kuvia.

Esineitä kuvattiin ennen säilytystilaan pakkaamista.

Uusien työvälineitten käytön opiskelu on vienyt työpäivästä melko suuren osan. Työpisteitten muutettua koteihin keväällä, tuli Lappeenrannan kaupungissa samaan aikaan käyttöön myös uusi Office365 -ohjelmisto, mikä on vaatinut opiskelua. Koska myös museotyö on ryhmätyötä, oli opeteltava Teamsin ja Onedriven käyttö, jotta ryhmätyöt sujuisivat etänä. Koronan lisäksi myös työtilojen remontit ovat vaatineet työskentelyn suunnittelua arjesta poikkeavalla tavalla.

Mitä museon kokoelmatyössä ei taasen voi tehdä etänä? Esimerkiksi konkreettinen esineitten ja säilytystilojen huoltotyö, konservointi, kokoelmien muuttotyö säilytystiloista toiseen, esineitten kuljetus säilytystiloista näyttelyihin ja näyttelystä purettujen esineitten kuljetus ja huolto, ovat muutamia, lähityönä tehtäviä töitä kokoelmatyössä. Museotyössä ennaltaehkäisevä konservointi on tärkeää, jotta objektien mahdolliset vauriot eivät lisäänny ja niistä ei ole vaaraa myöskään muille kokoelman objekteille, eikä niitä käsitteleville ihmisille. Kokoelmatilojen ja esineitten pölyjenpyyhintä ja imurointi kuuluu lähes päivittäiseen työhön sekä esineitten asianmukainen kuljetus ja pakkaaminen säilytykseen. Säilytystiloista pitää pitää huolta ja olosuhteita on seurattava, jotta aineistot pysyvät suojassa lisävaurioilta.

Kokoelmatyön ajoittainen työasu, missä pysyimme turvassa.

Tässä poikkeustilanteessa on kuitenkin ollut apuna se, että museolla on useita tiloja, joissa voidaan työskennellä yksin tai pienellä työryhmällä kerrallaan, turvavälit säilyttäen, työryhmän jäseniä vaihdellen. Lisäksi suojavarusteet ovat normaalissakin kokoelmatyössä hyvät, paikoitellen on käytössä jopa moottoroitu puhallinsuojain, suojahaalarit, suojakäsineet ja kenkäsuojat. Poikkeuskeväälle sattui myös museon pitkäikäisen perusnäyttelyn purku. Näyttelyn purkutyötä tehneet tekivät työtä vuoroviikoin ja museoesineitten ja rekvisiitan kohtalosta keskusteltiin yhdessä teamsin -välityksellä.

Museoväki on tähän asti pysynyt terveenä, eikä korona ole päässyt yllättämään ketään. Riskiryhmäläistenkin työskentely on voinut jatkua ja on huomattu, että monille etätyö omassa rauhassa on tehostanut työskentelyä.

Vuosi 2020 oli siten monelta osin hyvin tuottelias museon kokoelmatyön osalta ja onnistuimme saamaan myös lisätyövoimaa kokoelmien muuttotyöhön. Enää ei ole ollut kellekään epäselvää, riittääkö meillä työtä etätyönä tehtäväksi.

Museoassistentin selfie etätyöunivormusta.

Museoassistentti Jaana Kieron ajatuksia vuodesta 2020